PORTARIA PRE Nº 039/2021
APROVA A POLÍTICA DE GESTÃO DOCUMENTAL DA FAPEMIG
O Presidente da Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado de Minas Gerais, no uso da atribuição que lhe confere o inciso I do art. 10 do Decreto Estadual n. 47.931, de 29 de abril de 2020,
CONSIDERANDO a necessidade de adequar-se às diretrizes estabelecidas pelo Arquivo Público Mineiro – APM, com a legislação estadual e com as demais normas pertinentes à gestão arquivística,
CONSIDERANDO a necessidade de estabelecer os princípios, responsabilidades e procedimentos para o correto manejo documental da instituição,
CONSIDERANDO a necessidade de criação do Plano de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos da instituição, especialmente o que tange a atividade desempenhada pela área finalística desta Fundação,
RESOLVE:
Art. 1º Fica aprovada a Política de Gestão Documental da FAPEMIG, estabelecida nos termos do anexo único desta Portaria, como documento oficial da entidade, que subsidiará as ações da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos de Arquivo (CPAD) da FAPEMIG.
Art. 2º A gestão da Política será feita pela CPAD, sob supervisão da Diretoria Executiva desta Fundação e orientação do Arquivo Público Mineiro.
Art. 3º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação e revoga eventuais disposições em contrário.
Paulo Sérgio Lacerda Beirão, PhD
Presidente da FAPEMIG
ANEXO ÚNICO
POLÍTICA DE GESTÃO DOCUMENTAL DA FAPEMIG
APRESENTAÇÃO
A Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado de Minas Gerais - FAPEMIG, em conformidade com as diretrizes do Arquivo Público Mineiro - APM, com a legislação estadual e com as demais normas pertinentes, por meio deste documento, estabelece instruções para orientar as atividades de gestão documental de seu acervo, as quais constituirão sua Política de Gestão Documental.
Considerando a importância e a especificidade dos documentos produzidos, recebidos e acumulados pela FAPEMIG e sua valiosa contribuição para o desenvolvimento científico, tecnológico e de inovação, faz-se necessário o estabelecimento de diretrizes que orientem as formas de armazenamento e destinação da documentação produzida e recebida por esta
Fundação. A Política de Gestão Documental deve seguir a documentação existente sobre o tema.
Nesse sentido, esta Política será acompanhada dos seguintes documentos: Plano de Classificação de Documentos, Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos (TTDD) e Manual de Gestão Documental. Além desses, destaca-se a Portaria FAPEMIG/PRE nº 83/2006, por meio da qual foi constituída a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos de Arquivo (CPAD), o Regimento Interno da CPAD e o Decreto Estadual nº 47.931/2020 (Estatuto da FAPEMIG).
1 OBJETIVOS
1.1 Instituir diretrizes para a gestão documental da FAPEMIG, pautadas em conhecimentos jurídicos, técnico-arquivísticos, históricos, de administração pública e da
tecnologia de informação, a fim de otimizar recursos e contribuir para a eficiência administrativa, de acordo com as boas práticas existentes de gestão documental.
1.2 Estabelecer princípios, responsabilidades e procedimentos relativos à gestão documental da FAPEMIG.
1.3 Orientar as ações de produção, organização, uso, tramitação, classificação, avaliação, preservação e arquivamento dos documentos produzidos, recebidos e acumulados pela Fundação, desde sua fase corrente (de uso do documento) até sua destinação final (eliminação ou guarda permanente);
1.4 Desenvolver instrumentos que contribuam para a eficiente gestão documental, tais como Manuais e mensagens institucionais, para orientação dos servidores e colaboradores em geral da FAPEMIG.
2 FUNDAMENTAÇÃO LEGAL E NORMATIVA
As atividades de gestão documental da FAPEMIG devem ser desenvolvidas de acordo com as diretrizes apresentadas pelo Arquivo Público Mineiro e adotadas nesta Política, respeitados os dispositivos legais e as normas vigentes, em especial:
2.1 LEGISLAÇÃO FEDERAL
2.1.1 Constituição Federal de 1988, especialmente o art. 23, III e o art. 216;
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/constituicao/constituicao.htm
2.1.2 Código Penal, especialmente o art. 297 e o art. 305;
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto-lei/del2848compilado.htm
2.1.3 Lei n° 5.433/1968: regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá outras providências.
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L5433.htm#:~:text=Regula%20a%20microfilmagem%20de%20documentos,eu%20sanciono%20a%20seguinte%20Lei%3A&text=%C2%A7%206%C2%BA%20Os%20originais%20dos,eliminados%20antes%20de%20seu%20arquivamento
2.1.4 Decreto Federal nº 1.799/1996: regulamenta a Lei n° 5.433, de 8 de maio de 1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais, e dá outras providências.
https://www2.camara.leg.br/legin/fed/decret/1996/decreto-1799-30-janeiro-1996-422670-publicacaooriginal-1-pe.html
2.1.5 Lei Federal nº 8.159/1991: dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências.
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l8159.htm
2.1.6 Decreto Federal nº 4.073/2002: regulamenta a Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados.
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto/2002/D4073.htm
2.1.7 Lei Federal nº 9.605/1998: dispõe sobre as sanções penais e administrativas derivadas de condutas e atividades lesivas ao meio ambiente, e dá outras providências, especialmente o art. 62;
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l9605.htm
2.1.8 Decreto 6.514/2008: dispõe sobre as infrações e sanções administrativas ao meio ambiente, estabelece o processo administrativo federal para apuração destas infrações, e dá outras providências.
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_Ato2007-2010/2008/Decreto/D6514.htm#art153
2.1.9 Decreto Federal nº 4.915/2003: dispõe sobre o Sistema de Gestão documental e Arquivos da administração pública federal.
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto/2003/d4915.htm#:~:text=Disp%C3%B5e%20sobre%20o%20Sistema%20de,federal%2C%20e%20d%C3%A1
%20outras%20provid%C3%AAncias
2.1.10 Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011: regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5º, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição Federal; e dá outras providências.
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2011/lei/l12527.htm
2.1.11 Decreto Federal nº 10.148/2019: institui a Comissão de Coordenação do Sistema de Gestão Documental e Arquivos da Administração Pública Federal, dispõe sobre a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, as Subcomissões de Coordenação do Sistema de Gestão documental e Arquivos da Administração Pública Federal e o Conselho Nacional de Arquivos, e dá outras providências.
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_Ato2019-2022/2019/Decreto/D10148.htm#art16
2.1.12 Lei nº 13.709/2018: Lei Geral de Proteção de Dados.
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2015-2018/2018/lei/l13709.htm
2.2 LEGISLAÇÃO ESTADUAL
2.2.1 Constituição Estadual, especialmente os arts. 11, 207 e 208; Decreto Estadual n.40.186/1998: dispõe sobre a gestão de documentos públicos.
https://www.almg.gov.br/consulte/legislacao/completa/completa.html?tipo=DEC&num=40186&comp=&ano=1998
2.2.2 Lei Estadual nº 19.420/2011: estabelece a política estadual de arquivos.
https://www.almg.gov.br/consulte/legislacao/completa/completa.html?tipo=LEI&num=19420&comp=&ano=2011&aba=js_textoOriginal#texto
2.2.3 Decreto Estadual nº 45.969/2012: regulamenta o acesso à informação no âmbito doPoder Executivo.
https://www.almg.gov.br/consulte/legislacao/completa/completa.html?tipo=DEC&num=45969&comp=&ano=2012&aba=jstextoAtualizado#texto
2.2.4 Decreto nº 46.398/2013: institui instrumentos de gestão documental no âmbito da Administração Pública do Poder Executivo.
https://www.almg.gov.br/consulte/legislacao/completa/completa.html?tipo=DEC&num=46398&comp=&ano=2013&aba=js_textoAtualizado#texto
2.2.5 Decreto Estadual nº 47.021/2016: institui Comitê para elaboração e acompanhamento da Política de Gestão da Informação no âmbito da Administração Pública direta, autárquica e fundacional do Poder Executivo Estadual.
https://www.almg.gov.br/consulte/legislacao/completa/completa.html?num=47021&ano=2016&tipo=DEC
2.2.6 Decreto Estadual nº 47.222/2017: regulamenta a Lei nº 14.184, de 31 de janeiro de 2002, que dispõe sobre o processo administrativo no âmbito da Administração Pública Estadual, quanto ao uso do meio eletrônico para prática de atos e tramitação de processos administrativos pela administração pública, direta, autárquica e fundacional do Poder Executivo.
https://www.almg.gov.br/consulte/legislacao/completa/completa.html?tipo=DEC&num=47222&comp=&ano=2017&aba=js_textoAtualizado#texto
2.1.1 Decreto Estadual nº 47.228/2017: dispõe sobre o uso e a gestão do Sistema Eletrônico de Informações – SEI – no âmbito do Poder Executivo.
https://www.almg.gov.br/consulte/legislacao/completa/completa.html?num=47228&ano=2017&tipo=DEC
2.2.8 Decreto Estadual nº 47.931/2020: contém o Estatuto da Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado de Minas Gerais.
2.2.9 Decreto Estadual nº 48.165/2021: dispõe sobre a Política de Preservação de Documentos do Estado de Minas Gerais.
https://www.almg.gov.br/consulte/legislacao/completa/completa.html?tipo=DEC&num=48165&comp=&ano=2021
2.3 RESOLUÇÕES E AFINS
2.3.1 Resolução Conjunta SEPLAG/SEC nº 9921, de 2 de outubro de 2018: estabelece procedimentos para o funcionamento do Sistema Eletrônico de Informações – SEI para tramitação de processos administrativos dos órgãos e entidades do Poder Executivo do Estado de Minas Gerais, bem como para a prática de atos processuais por usuários externos.
http://planejamento.mg.gov.br/sites/default/files/documentos/gestaogovernamental/gestao-de-ti/sei_1500010014958_2018_97.pdf
2.3.2 Resolução CONARQ nº 5/1996: dispõe sobre a publicação de editais para Eliminação de Documentos nos Diários Oficiais da União, Distrito Federal, Estados e Municípios.
https://www.gov.br/conarq/pt-br/legislacao-arquivistica/resolucoes-do-conarq/resolucao-no-de-30-de-setembro-1996
2.3.3 Resolução CONARQ nº 40/2014: dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR.
https://www.gov.br/conarq/pt-br/legislacao-arquivistica/resolucoes-do-conarq/resolucao-no-40-de-9-de-dezembro-de-2014-alterada
2.3.4 Deliberação CEA nº 4/1998: dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos de arquivo no âmbito dos órgãos e entidades integrantes da Administração Pública do Estado de Minas Gerais.
3 ABRANGÊNCIA
Esta Política aplica-se a toda estrutura orgânica da FAPEMIG, prevista no art. 4º do seu Estatuto (Decreto Estadual nº 47.931/2020), que produz, recebe e acumula documentos.
4 DIRETRIZES PARA A GESTÃO DOCUMENTAL
São diretrizes da Fundação para o pleno desempenho da gestão documental:
4.1 Otimizar a produção de documentos, evitando conteúdo repetitivo e não essencial na criação de novos itens documentais;
4.2 Fazer uso adequado dos recursos de reprografia e sistemas informatizados, para redução no volume de documentos a ser manuseado, controlado, armazenado e eliminado.
4.3 Instituir métodos relacionados às atividades de protocolo (de controle de tramitação e uso de documentos) e às técnicas específicas para classificação, organização e elaboração de instrumentos de recuperação da informação, priorizando a segurança e agilidade no acesso às informações e documentos produzidos e recebidos pela Instituição.
4.4 Desenvolver e aplicar, de acordo com as orientações de gestão documental, ferramentas e soluções da tecnologia da informação, sempre priorizando sua gestão integrada de documentos técnicos, administrativos e de conteúdo especializado, nos seus diversos formatos.
4.5 Aplicar os critérios de avaliação dos documentos desde a fase corrente, até a fase de guarda permanente ou eliminação, distinguindo os documentos de valor eventual (de eliminação sumária) daqueles de valor informativo ou probatório, que devem ser arquivados até o final da fase intermediária, ou recolhidos para a guarda permanente, de acordo com os prazos estabelecidos na TTDD.
4.6 Preservar e proceder à guarda permanente de documentos de valor histórico, informativo e probatório, garantindo, para o futuro, a memória Institucional (Técnica e Administrativa).
4.7 Realizar a eliminação de documentos de acordo com os prazos estabelecidos na TTDD, seguindo os procedimentos determinados pela legislação arquivística brasileira e normas vigentes.
4.8 Realizar a capacitação contínua dos usuários nos métodos e técnicas de gestão documental e nos sistemas informatizados de controle, tramitação e acesso aos documentos e demais tecnologias que venham a ser adotadas, em consonância com as normas técnicas preconizadas pelo CONARQ.
4.9 Criar e atualizar periodicamente os instrumentos e normas de gestão documental, de modo a atender aos interesses da FAPEMIG e à legislação vigente.
5 RESPONSABILIDADES
5.1 DA PRESIDÊNCIA E DAS DIRETORIAS
I. Proceder à aprovação da Política Gestão Documental em seus termos, garantir sua implementação e zelar pela observância de seus princípios em todas as suas decisões.
II. A Diretoria de Planejamento, Gestão e Finanças – DPGF é responsável pelo provimento dos recursos financeiros, materiais, tecnológicos e de pessoal para as atividades de gestão documental da FAPEMIG.
III. A Diretoria de Ciência, Tecnologia e Informação – DCTI é responsável pela articulação das unidades da FAPEMIG, no sentido de dar as diretrizes e orientações.
5.2 DA COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO – CPAD
I. Orientar o processo de classificação, arquivamento e avaliação dos documentos produzidos e recebidos pela FAPEMIG;
II. Promover a destinação dos documentos produzidos e recebidos pela FAPEMIG, com vistas à preservação do patrimônio arquivístico público e à eliminação dos documentos destituídos de valor probatório e informativo;
III. Propor métodos de arquivamento voltados ao melhor aproveitamento do espaço físico interno;
IV. Propor alterações no Plano de Classificação de Documentos por Assunto, Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo para as Atividades Mantenedoras da Administração Pública Estadual, de forma a adequá-los à realidade da FAPEMIG, quando não contemplada na elaboração destes instrumentos arquivísticos;
V. Elaborar o Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade das atividades finalísticas em conjunto com os Departamentos/Unidades Administrativas da FAPEMIG e submetê-los à aprovação do Conselho Estadual de Arquivos – CEA;
VI. Submeter-se às instruções de procedimentos expedidas pelo CEA, bem como as expedidas pelo Arquivo Público Mineiro – APM;
VII. Elaborar, aprovar e atualizar o regimento da organização e funcionamento da Comissão;
VIII. Propor aos Departamentos/Unidades Administrativas da FAPEMIG a capacitação e o treinamento de seus servidores em gestão documental;
IX. Promover a divulgação dos trabalhos desenvolvidos pela Comissão junto aos Departamentos/Unidades Administrativas da FAPEMIG;
X. Planejar e solicitar o provimento dos recursos materiais e humanos necessários para a realização das atividades da Comissão;
XI. Promover o intercâmbio com as demais Comissões da FAPEMIG;
XII. Promover o intercâmbio com as demais Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos de Arquivo de Minas Gerais e outros Estados.
5.3 DO DEPARTAMENTO DE CONTROLE DE PROCESSOS E ATENDIMENTO AO PESQUISADOR
O Departamento de Controle de Processos e Atendimento ao Pesquisador, conforme Estatuto da FAPEMIG, tem como competência dar suporte na gestão dos processos, seu fluxo e arquivos, bem como gerenciar o cadastro dos parceiros e receber as consultas externas relacionadas às atividades da FAPEMIG, prestando as informações solicitadas, com atribuições de:
I. Gerenciar o arquivo, a movimentação e as informações referentes aos processos dos convênios, termos de outorga, acordos e outros ajustes celebrados no âmbito da FAPEMIG;
II. Gerir e controlar a tramitação interna dos processos e documentos da FAPEMIG, inclusive no Sistema Eletrônico de Informação – SEI;
III. Coordenar a elaboração dos procedimentos para destinação da documentação gerada e acumulada a partir das atividades relativas aos projetos executados com apoio da FAPEMIG;
IV. Propor a modernização do tratamento da documentação, com racionalização do seu uso e a recuperação de informações;
V. Coordenar e desenvolver o sistema de controle da documentação das unidades, de forma a promover o suporte e orientação à organização de arquivos setoriais da FAPEMIG;
VI. Coordenar, orientar e realizar a gestão de arquivos, de acordo com as diretrizes estabelecidas pelo Arquivo Público Mineiro e pelo Conselho Estadual de Arquivos.
5.4 DAS CHEFIAS E DAS GERÊNCIAS
I. Adotar postura exemplar em relação à gestão documental, servindo como modelo de conduta para os servidores e colaboradores sob sua gestão.
II. Orientar os servidores e colaboradores sob sua responsabilidade, quanto ao cumprimento das normas e procedimentos que compõem a Política de Gestão Documental da FAPEMIG.
III. Atribuir aos servidores e colaboradores responsabilidades no cumprimento de normas e procedimentos na produção, tramitação e transferência de documentos, e na custódia, preservação e disponibilização de itens documentais do acervo nos seus Arquivos Setoriais.
IV. Dispor de instrumentos de controle e recuperação da informação de sua documentação.
5.5 DOS SERVIDORES E COLABORADORES EM GERAL
I. Conhecer e cumprir as diretrizes estabelecidas nesta Política e demais documentos que compõem a Política de Gestão Documental da FAPEMIG.
II. Gerir a documentação sob sua custódia, sempre observando as diretrizes para a gestão documental e segurança da informação estabelecidas nas Políticas e Normas da Fundação.
6 CONSIDERAÇÕES FINAIS
A adoção da Política de Gestão Documental da FAPEMIG visa permitir a gestão eficiente, planejada, racional e econômica da sua documentação, e otimizar o acesso à informação e organização de seu acervo físico e digital, evitando perdas, acúmulo ou eliminação indiscriminada de documentos e, dessa forma, reduzindo custos.
As disposições desta Política de Gestão Documental deverão ser objeto de revisão e atualização para adequações que porventura se façam necessárias.
Publicado em, 17 de agosto de 2021
Paulo Sérgio Lacerda Beirão, PhD
Presidente da FAPEMIG