ORDEM DE SERVIÇO GAB Nº01/2022
DISPÕE SOBRE A IMPLEMENTAÇÃO DO REGIME DE TELETRABALHO, A QUE SE REFERE O DECRETO Nº 48.275, DE 24 DE SETEMBRO DE 2021, NA PROCURADORIA DA FAPEMIG
O Chefe de Gabinete da Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado de Minas Gerais, no uso das atribuições que lhe foram conferidas pelo Art. 2º da Portaria PRE nº 030/2022, bem como com fundamento no parágrafo segundo do Art. 2º da Resolução Conjunta SEPLAG/FAPEMIG nº 10.638, de 25 de agosto de 2022,
RESOLVE:
Art. 1º – Fica definido o número mínimo de 3 (três) dias semanais de trabalho presencial para os servidores em exercício na Procuradoria que aderirem ao regime de trabalho.
Art. 2º – O método para pactuar e aferir entregas e metas individuais de desempenho e produtividade dos servidores e demais colaboradores em exercício na Procuradoria que aderirem ao regime de trabalho encontra-se detalhado no Anexo Único desta Ordem de Serviço.
Art. 3º – Esta Ordem de Serviço entra em vigência na data de sua publicação.
Belo Horizonte, 25 de agosto de 2022.
Daniel Ferreira de Souza
Chefe de Gabinete
ANEXO ÚNICO
INTRODUÇÃO
Trata-se de documento que visa apresentar metodologia desenvolvida para avaliar a implementação do regime de teletrabalho no âmbito da Procuradoria da FAPEMIG.
Tal sugestão se ancora na regulamentação da política de teletrabalho da administração pública direta, autárquica e fundacional do poder executivo de Minas Gerais estabelecida por meio do Decreto Estadual nº 48.275/2021.
Conforme o referido marco normativo, a política de teletrabalho possui como diretrizes, requisitos e ações para a implementação do teletrabalho, dentre outras, a preocupação com o aumento da produtividade e da qualidade do serviço público, além da promoção da cultura orientada para resultados com foco na eficiência e efetividade. Sem deixar de pontuar que o teletrabalho contribui para a motivação e o comprometimento dos servidores, reduz custos operacionais, mantém e atrai talentos e aumenta a qualidade de vida do servidor. Conforme o art. 2º do referido marco normativo:
Art. 2º – A Política de Teletrabalho compreende diretrizes, requisitos e ações para implementação e gestão, em caráter permanente, do regime de teletrabalho no âmbito do Poder Executivo, com os seguintes objetivos:
I – contribuir para o aumento da produtividade e da qualidade do serviço público;
II – promover a cultura orientada para resultados, com foco na eficiência e na efetividade dos serviços prestados à sociedade;
III – incentivar a adoção de métodos de racionalização do trabalho e alocação de recursos;
IV – estimular a utilização de tecnologias de informação e comunicação;
V – estimular a inovação e a melhoria contínua do ambiente organizacional;
VI – aumentar a qualidade de vida do servidor;
VII – manter e atrair novos talentos;
VIII – contribuir para a motivação e o comprometimento dos servidores com os objetivos organizacionais;
IX – contribuir para a redução de custos operacionais decorrentes do trabalho presencial.
(grifos nossos)
Em atenção ao estabelecido na Nota Técnica 01/2022 (45646839), bem como ao Despacho nº 98/2022/FAPEMIG/PRES (47733257) e as métricas apresentadas pelo Grupo de Trabalho instituído pela Portaria PRE 025/2022, serão apresentadas as conclusões e sugestões de implementação da metodologia na unidade.
DOS INDICADORES
Objetivando operacionalizar a implementação da metodologia do teletrabalho no âmbito da Procuradoria, optou-se por observar as sugestões apresentadas na Nota Técnica 01/2022 (45646839).
Nesse sentido, os conceitos foram adaptados com vias a dividir a análise dos indicadores em dois grandes blocos de análise, quais sejam: indicadores quantitativos e indicadores qualitativos.
Uma vez que o ciclo de trabalho dos servidores pertencentes à Procuradoria é semelhante, os indicadores a serem apresentados são capazes de avaliar as rotinas de trabalho de todos os assessores jurídicos.
Tanto os indicadores quantitativos quanto os qualitativos possuem ciclo de análise mensal para cada servidor e visam analisar o trabalho em sua generalidade.
É imperioso destacar que os indicadores propostos visam a integrar o projeto inicial de implementação do teletrabalho na FAPEMIG e são passíveis de posteriores adaptações.
Indicadores Quantitativos
Foram propostos dois indicadores: Ciclo de entrega da demanda e Prazo de resposta.
1. Ciclo de entrega da demanda
Descrição:
Conforme Ordem de Serviço n°01/2021 -AGE/GAB/ASSGAB, o prazo para que os órgãos subordinados à Consultoria Jurídica da Advocacia-Geral do Estado respondam às consultas jurídicas é de 10 dias úteis, como regra, podendo ser de 15 dias úteis em se tratando de matéria sem precedente pela Advocacia-Geral, ou de 5 dias úteis ou menos, em caso de urgência justificada pela autoridade consulente. Assim, visando o cumprimento dessa norma, é desejável que os assessores jurídicos lotados na Procuradoria da FAPEMIG elaborem a minuta da manifestação até a metade de tais prazos, viabilizando a posterior análise do procurador que coordena a unidade.
O indicador irá mensurar metas de desempenho do servidor, com base na observância do ciclo de entrega da demanda dentro do prazo geral, que consiste na contagem dos dias a partir do dia útil subsequente da ciência do Processo Sei pela Procuradoria e sua devida atribuição pela Chefia ao Assessor. Assim sendo, a avaliação da produtividade individual irá considerar o tempo médio das manifestações mensais despachadas por cada assessor. Por fim, o cálculo poderá ser comprovado através do histórico completo de consulta de andamento do Processo Sei MG, registro do E-mail institucional ou plataforma da central de informação.
Forma de Cálculo:
Análise geral dos processos por meio dos critérios: (a) Antes do prazo; (b) No prazo; (c) Até um dia útil após o prazo; (d) Acima de um dia útil após o prazo e (e) Não entregue
Notas atribuídas:
(0/25/50/75/100)
2. Prazo de resposta
Descrição:
O indicador avalia a efetiva disponibilidade e resposta dos assessores às comunicações da chefia imediata, que dar-se-á no período definido de horário núcleo de trabalho, qual seja, de 8h às 17h ou de 9h às 18h, bem como comparecimento do servidor à respectiva unidade de lotação quando previamente convocado ou designado para reunião. A comprovação de atendimento interno satisfatório se dará por meio do registro das ferramentas de comunicação acessíveis ao servidor, quais sejam, o TEAMS e o E-mail institucional.
Forma de Cálculo:
Análise geral dos processos por meio dos critérios: (a) Ótimo; (b) Muito Bom; (c) Bom; (d) Regular e (e) Insuficiente
Notas atribuídas:
(0/25/50/75/100)
Indicadores Qualitativos
Foram propostos dois indicadores: Elementos de Manifestação em consonância com os precedentes/modelos da Procuradoria e Erro material e déficit de conteúdo.
1. Elementos de Manifestação em consonância com os precedentes/modelos
Da Procuradoria
Descrição:
A manifestação jurídica deve conter os elementos necessários para a sua concretização. No caso de notas jurídicas e pareceres serão considerados: Relatório, Fundamentação e Conclusão. No caso de ofícios e memorandos serão considerados:
Descrição dos fatos e orientação jurídica.
Em atendimento à segurança jurídica, as manifestações da Procuradoria devem seguir os parâmetros estabelecidos em casos concretos similares, salvo distinguishing ou superação de precedente. Dessa maneira, cabe aos assessores realizar as buscas de possíveis modelos de enquadramento do caso então analisado, a fim de adotar como referência na sua manifestação, a ser entregue à chefia imediata, para posterior validação do processo. O indicador verifica o desempenho individual das atividades realizadas por cada assessor sem a necessidade de supervisão constante da chefia imediata, com elevado grau de previsibilidade e padronização nas entregas.
Forma de Cálculo:
Análise geral dos processos por meio dos critérios: (a) Ótimo; (b) Muito Bom; (c) Bom; (d) Regular e (e) Insuficiente
Notas atribuídas:
(0/25/50/75/100)
2. Erro material e déficit de conteúdo
Descrição:
Considera-se erros materiais aqueles decorrentes de erros de digitação, erros em referências à processos e documentos, erros de padronização, erros na inserção de links de sites e imagens ou outros semelhantes.
Considera-se déficits de conteúdo os relativos ao conhecimento jurídico expressado na manifestação, com fundamentos contraditórios em si, plágios em trabalhos, textos sem conexão ao assunto abordado ou incoerente com o pedido da área demandante. Configura-se déficit quando a Chefia Imediata, previamente discute o tema, orienta o assessor ou atribui o processo constante em modelo padrão e, a manifestação apresentada, não corresponde ao objetivo solicitado.
Considera-se, ainda, déficit de conteúdo quando os elementos constantes na fundamentação não compreende robustez necessária, como, por exemplo, uma pesquisa doutrinária, jurisprudencial, legislação aplicável ou documental para subsidiar a manifestação jurídica. Desta forma, o indicador busca mensurar o grau de concentração, esforço e dedicação individual dos assessores da Procuradoria alinhadas aos objetivos institucionais da FAPEMIG.
Forma de Cálculo:
Análise geral dos processos por meio dos critérios: (a) Ótimo; (b) Muito Bom; (c) Bom; (d) Regular e (e) Insuficiente
Notas atribuídas:
(0/25/50/75/100)
DO CÁLCULO DOS INDICADORES
Observa-se que nos quatro indicadores apresentados, as notas são atribuídas em pontuação de 0 à 100.
A análise é feita separadamente em cada bloco.
No bloco de indicadores quantitativos será atribuída uma nota mensal de 0 a 100 para o indicador Ciclo de entrega da demanda e o mesmo para o indicador Prazo de resposta. Será realizada uma média aritmética simples.
No bloco de indicadores qualitativos será realizada a mesma análise seguida da média aritmética simples.
Posteriormente, a nota de cada um dos blocos (indicadores quantitativos e indicadores qualitativos) passará por nova média aritmética gerando a nota geral do servidor para aquele ciclo de análise mensal.
Consideram-se integralmente cumpridas as metas se atingida pontuação igual ou superior a 75%, parcialmente descumpridas se a pontuação for entre 60% e 75% e totalmente descumpridas se inferior a 60% na análise dos indicadores. Assim, observa-se que o servidor, para permanecer em teletrabalho, deve atingir o desempenho de 75% da nota projetada por essa metodologia o que significa que:
1. As manifestações são entregues dentro do prazo fixado pela chefia
2. A interação com os membros da equipe e com a chefia e a comunicação é muito boa
3. As manifestações estão em consonância com os precedentes e modelos estabelecidos pela Procuradoria
4. As manifestações são submetidas à apreciação da chefia com poucos ou inexistentes erros materiais e/ou déficits de conteúdo
CONSIDERAÇÕES FINAIS
É importante destacar que a metodologia de cálculo foi traduzida para uma ferramenta (49643985) que auxilia e acelera a atribuição de notas aos assessores jurídicos.
Solicita-se que seja facultada a implementação, futuramente, de mecânica de sanção premial aos servidores que desempenharem a atividade com excelência.
Para a presente unidade administrativa, solicita-se a adesão ao teletrabalho em regime híbrido com ao menos dois dias em regime de teletrabalho.
Publicada, 26/08/2022