PORTARIA PRE Nº 038/2019

 

         DISPÕE SOBRE A GESTÃO E FISCALIZAÇÃO DAS CONTRATAÇÕES REALIZADAS NO ÂMBITO DA FUNDAÇÃO DE AMPARO À PESQUISA DO ESTADO DE MINAS GERAIS (FAPEMIG) E DÁ OUTRAS PROVIDÊNCIAS

 

O Presidente da Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado de Minas Gerais (FAPEMIG), no uso das atribuições que lhe confere o art. 11, inciso XIII do Decreto Estadual nº 47.176, de 18 de abril de 2017 e considerando: a Lei Federal nº 8.666, de 21 de junho de 1993, que regulamenta o art. 37, inciso XXI, da Constituição Federal, institui normas para licitações e contratos da Administração Pública e dá outras providências; o Decreto Estadual nº 46.559, de 16 de julho de 2014, que dispõe sobre a contratação de serviços pelos órgãos e entidades do Poder Executivo; os princípios norteadores da Administração Pública; a necessidade de aprimorar os mecanismos de gerenciamento e fiscalização das contratações realizadas pela Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado de Minas Gerais (FAPEMIG); o dever-poder da Administração Pública de fiscalizar a execução dos contratos administrativos;

Resolve:

 

Art. 1º -Estabelecer normas internas relativas à gestão e à fiscalização de contratações, a serem observadas no âmbito da Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado de Minas Gerais (FAPEMIG), ainda que não seja formalizada por instrumento de contrato, na forma do art. 62 da Lei nº 8.666/93, cujas ações serão realizadas por servidores públicos lotados nesta Fundação, especialmente designados por ato administrativo do titular da unidade administrativa, que serão denominados gestores e fiscais da contratação.

 

Art. 2º -Para fins desta Resolução, considera-se:

I- Fiscal de Contrato: servidor público designado para realizar a fiscalização do cumprimento das disposições contratuais, tendo por parâmetro os resultados previstos, visando à qualidade da prestação e adotando providências necessárias ao fiel cumprimento do contrato;

II- Gestor de Contrato: servidor público designado para realizar o acompanhamento do contrato quanto aos aspectos administrativos, tratando de questões relativas ao planejamento da contratação, aspectos econômicos, prorrogações, além de promover as medidas necessárias à fiel execução das condições previstas no ato convocatório e no instrumento de contrato e seus anexos.

 

Art. 3º-A gestão e a fiscalização de contratos consistem em atividades coordenadas que visam administrar os contratos, compreendendo ainda as fases pré e pós contratuais, com ações proativas e preventivas, de modo a observar o cumprimento das regras previstas e pactuadas no instrumento contratual, visando buscar os resultados esperados, com eficiência e eficácia, observados os benefícios e economia à Administração Pública.

 

Art. 4º-As funções de gestor e fiscal de contrato recairão sobre o mesmo servidor, a ser designado pelo titular da unidade administrativa superior, ou Gerência da unidade demandante da contratação, ou a esta, por determinação da Diretoria.

§1º-O titular da unidade administrativa superior, ou da Gerênciada unidade demandante da contratação, ou aDiretoria, deverá indicar substituto para o servidor designado, que atuará como gestor e fiscal do contrato, em caso de férias, licenças e outros afastamentos.

§2º -A escolha do servidor que atuará como gestor e fiscal do contrato, bem como seu substituto deverá recair sobre servidor público com boa reputação ético-profissional.

§3º-A indicação do servidor que atuará como gestor e fiscal de Contrato ou da Ata de Registro de Preços, conforme o caso, e seu substituto, deverá ocorrer quando do preenchimento do Termo de Referência e confirmado por Termo de Designação, após a celebração do Contrato.

§4º-Caso ocorra o desligamento funcional do servidor designado para atuar como gestor e fiscal, o titular da unidade administrativa superior, ou da Gerência da unidade demandante da contratação indicará, formal e imediatamente, ao Departamento de Compras e Contratos (DCC) seu substituto, visando a regularidade das comunicações, competências e ações inerentes.

§5º-Na ausência de designação de servidor para atuar como fiscal e gestor de contrato, ou seu substituto, recairá o encargo pelo acompanhamento dos procedimentos das contratações sobre o titular da unidade administrativa superior, ou da Gerência da unidade demandante.

§6º-O Termo de Referência será encaminhado ao DCC, observado o fluxo e condições hábeis para a sua aceitação.

§7º-Considerando a complexidade da contratação poderá ser designado mais de um servidor ou uma comissão para executaras funções de gestor e fiscal de contrato.

 

Art. 5º -É vedada a designação de prestadores de serviços terceirizados ou de estagiários para exercer a função de gestor e fiscal da contratação.

 

Art. 6º-Se o objeto do instrumento exigir informações especializadas, que não possam ser supridas por pessoal pertencente ao quadro de servidores, a FAPEMIG poderá contratar terceiros especializados para assistir e subsidiar, quanto a estas informações, o servidor, ou comissão, designados para atuarem como gestores e fiscais de contrato, os quais não poderão se eximir das atribuições do seu encargo, cabendolhes adotar as providências necessárias à fiel execução do instrumento.

 

Art. 7º -É vedada a designação de servidor público para as funções de gestor e fiscal de contrato que:

I -tenha sido apenado em processo administrativo disciplinar e a sanção imposta ainda não tenha sido cumprida;

II -tenha, em seus registros funcionais, punições decorrentes da prática de atos lesivos ao patrimônio público;

III -tenha sido condenado por crimes praticados contra a Administração Pública, ou por ato de improbidade administrativa;

IV -seja cônjuge, companheiro ou parente em linha reta, colateral ou por afinidade, até o terceiro grau, dos administradores, gerentes, diretores ou proprietários da empresa contratada;

V -possuir interesse pessoal direto ou indireto nos resultados da contratação;

VI -estiver litigando judicial ou administrativamente com preposto, gerente, diretor, proprietário ou sócio da contratada ou respectivos cônjuges ou companheiros;

VII -tenha amizade ou inimizade com algumas das pessoas indicadas no inciso VI;

VIII -tenha relação de crédito ou débito com a contratada ou com as pessoas indicadas no inciso VI;

IX -tenha, por qualquer condição, aconselhado a parte contratada ou que dela tenha recebido, a qualquer título, honorários, créditos, presentes ou favores;

X -exerça função incompatível com as designadas, tendo em vista o princípio da segregação das funções e que tenha atuado na licitação, inclusive como pregoeiro.

Parágrafo único: O servidor público em situação de impedimento fica obrigado a comunicá-la, imediatamente, aos seus superiores hierárquicos, a fim de que seja providenciada a designação de outro servidor para exercer as funções de gestor e fiscal do contrato.

 

Art. 8º -A responsabilidade do servidor designado para atuar como fiscal e gestor de contrato se inicia com o levantamento histórico-quantitativo, identificação e formalização da demanda pelos bens ou serviços, o gerenciamento, acompanhamento e fiscalização das contratações decorrentes desses processos, até o término das obrigações da contratada, inclusive pós vigência, competindo-lhe:

I -providenciar a documentação necessária à devida instrução do processo de compra e aditamentos;

II-acompanhar todo o procedimento de aquisição, ou contratação da obra ou serviço, bem como a execução do objeto contratado com todas as suas características e peculiaridades;

III-manter sob sua guarda e controle cópias dos documentos necessários para que possa dirimir dúvidas originárias do cumprimento das obrigações contratuais, tais como: edital, termo de referência/projeto básico, instrumento contratual e anexos, termo de designação do fiscal e gestor do contrato, proposta da contratada, extrato de publicação da contratação na imprensa oficial, nota de empenho, prestação de garantia, se for o caso e todos os aditivos existentes;

IV-verificar se a entrega de materiais, execução de obras ou a prestação de serviços será cumprida integral ou parceladamente;

V-receber, provisoriamente e definitivamente, as aquisições, as obras ou os serviços, sob sua responsabilidade, mediante termo circunstanciado, quando não for designada Comissão de Recebimento ou outro servidor;

VI-atestar Relatórios Técnicos emitidos pela contratada a cada etapa executada do serviço no prazo determinado, quando houver;

VII-verificar se o prazo de entrega, especificações e quantidades encontram-se de acordo com o estabelecido no termo de referência, proposta e cláusulas incidentes;

VIII-solicitar à contratada os documentos necessários à efetivação de todas as etapas de execução da contratação e seus aditivos, inclusive para a solicitação de descentralização de recursos, empenho da despesa e atestar as Notas Fiscais/ Faturas para fins de conformidade, liquidação e pagamento, acompanhando e fiscalizando as condições de habilitação necessárias exigidas na lei, no termo de referência e no edital, quando for o caso;

IX-informar à unidade competente, sempre que houver, as ocorrências que possam interferir na formalização de Termos Aditivos;

X-manter controle atualizado dos pagamentos efetuados, em ordem cronológica, observando para que o valor do contrato não seja ultrapassado;

XI-anotar em registro próprio todas as ocorrências relacionadas com a execução do contrato, notificando à contratada e determinando o que for necessário, incluindo prazo, à regularização das faltas ou defeitos detectados;

XII- fundamentar decisões para o caso de rescisão antecipada do contrato;

XIII-controlar os prazos de vigência dos contratos para a promoção de suas renovações ou prorrogações e termos aditivos dentro dos parâmetros de vigência;

XIV-autorizar, formalmente, quando do término da vigência do contrato, a liberação dagarantia contratual em favor da contratada, oupedir sua prestação,seu reforço ou renovação, quando for o caso;

XV -encaminhar, à unidade competente, ao término da vigência do contrato, o Termo de Encerramento de Contrato devidamente acompanhado de manifestação quanto a sua satisfatória execução, por conseguinte, autorizando para fins de cancelamento de saldo no Portal de Compras;

XVI -comunicar à Comissão Processante Permanente, após notificação prévia da contratada e mediante relatório detalhado, as inconformidades cometidas visando a apuração e, se for o caso, aplicação de penalidade, prevista na Lei e no contrato;

XVII-formalizar e documentar quaisquer ajustes realizados diretamente com a contratada que impeçam a configuração de atrasos ou incongruências na execução;

XVIII-solicitar aos seus superiores, as decisões e providências que ultrapassarem a sua competência, em tempo hábil, para a adoção das medidas cabíveis;

XIX-providenciar a instrução processual e encaminhar a documentação pertinente para a formalização dos procedimentos relativos a repactuação, reajuste, alteração, reequilíbrio, prorrogação, pagamento, aplicação de sanções, extinção dos contratos, entre outras, com vistas a assegurar o cumprimento das cláusulas do contrato a solução de problemas relacionados ao objeto.

§ 1º -É vedado ao servidor designado para exercer as funções de gestor e fiscal de contrato transferir as atribuições que lhe forem conferidas.

§2º-O servidor designado para exercer as funções de gestor e fiscal de contrato responde civil, penal e administrativamente pelo exercício irregular das atribuições que lhe são confiadas, estando sujeito às penalidades previstas nas normas em vigor.

§3º -O servidor designado para exercer as funções de gestor e fiscal de contrato não receberá qualquer tipo de remuneração adicional.

 

Art. 9º-Os fiscais e gestores de contratos, assim como os servidores e demais colaboradores da FAPEMIG, deverão comunicar imediatamente aos superiores todo ato ou fato contrário ao interesse público, para providências cabíveis.

 

Art. 10-Os casos omissos serão resolvidos pela Diretoria Executiva da FAPEMIG.

 

Art. 11-Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

 

Belo Horizonte, 29 de maio de 2019.

 

Prof. Evaldo Ferreira Vilela, PhD

Presidente da FAPEMIG